Utilizar formatos condicionales (2022)

Si una celda contiene los resultados de una fórmula u otrosvalores de la celda que desee supervisar, pueden identificarse las celdas aplicandoformatos condicionales. Por ejemplo, se puede aplicar un sombreado de colorverde (resaltar) a la celda si las ventas sobrepasan a las ventas pronosticadasy un sombreado de color rojo si las ventas son menores que las ventaspronosticadas.

Utilizar formatos condicionales (1)

Cuando cambian las condiciones Si el valor de lacelda cambia y ya no cumple la condición especificada, Microsoft Excel suprimirátemporalmente los formatos que resalten esa condición. Los formatoscondicionales continúan aplicados a las celdas hasta que se quiten, aunque nose cumpla ninguna de las condiciones y no se muestren los formatos de celdaespecificados.

Este tema proporciona información acerca de:

  • Resaltar celdas que cumplan condiciones específicas

  1. Seleccione las celdas que desee resaltar.
  2. En el menú Formato, haga clic en Formato condicional.
  3. Siga uno de estos procedimientos:

    Para utilizar los valores de las celdas seleccionadas como el criterio de formato, haga clic en Valor de la celda, seleccione la frase de comparación e introduzca un valor en el cuadro correspondiente. Puede introducirse un valor constante o una fórmula. Si se introduce una fórmula, se debe iniciarla con un signo igual (=).

    Para utilizar una fórmula como criterio de formato (para evaluar datos o una condición que no sean los valores de las celdas seleccionadas), haga clic en Fórmula en el cuadro de la izquierda y, a continuación, escriba la fórmula en el cuadro de la derecha. La fórmula debe evaluarse contra un valor lógico VERDADERO o FALSO.

  4. Haga clic en Formato.
  5. Seleccione el estilo de fuente, el color, el subrayado, los bordes o la trama que desee aplicar.

    Microsoft Excel solamente aplicará los formatos seleccionados si el valor de la celda cumple la condición o si la fórmula devuelve un valor VERDADERO.

  6. Para agregar otra condición, haga clic en Agregar y repita los pasos del 3 al 5.

    Pueden especificarse hasta tres condiciones. Si ninguna de las condiciones que se han especificado es verdadera, las celdas conservarán los formatos existentes. Pueden utilizarse los formatos existentes para identificar una cuarta condición.

Sugerencias

  • Copiar formatos en otras celdas Seleccione las celdas que tengan los formatos condicionales que desee copiar. En la barra de herramientas Formato, haga clic en Copiar formato Utilizar formatos condicionales (2) y, a continuación, seleccione las celdas a las que desee dar formato. Para copiar sólo los formatos condicionales, seleccione las celdas a las que desee dar formato e incluya por lo menos una celda en la selección que contenga los formatos condicionales que desee copiar. En el menú Formato, haga clic en Formato condicional y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  • Utilizar varias condiciones Si más de una condición especificada es verdadera, Microsoft Excel solamente aplicará las fórmulas de la primera condición que sea verdadera.
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  • Cambiar, agregar o quitar formatos condicionales

  1. Seleccione una celda que tenga los formatos que desee cambiar o quitar.
  2. En el menú Formato, haga clic en Formato condicional.

  3. Cambie el operador, los valores, la fórmula o los formatos de cada condición.

    Para cambiar los formatos, haga clic en Formato para la condición que desee modificar. Para volver a seleccionar formatos en la ficha actual del cuadro de diálogo Formato de celdas, haga clic en Borrar.

    Para agregar una nueva condición, haga clic en Agregar.

    Para quitar una o más condiciones, haga clic Eliminar y, a continuación, active la casilla de verificación de las condiciones que desee eliminar.

Sugerencia Para quitar todos los formatoscondicionales así como todos los demás formatos de celda de las celdasseleccionadas, elija Borrar en el menú Edición y, a continuación,haga clic en Formatos.

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  • Buscar celdas que tengan formatos condicionales

  1. Para buscar las celdas que tengan formatos condicionales específicos, haga clic en una celda que cumpla el criterio condicional y los formatos que desee localizar.

    Para buscar todas las celdas de la hoja de cálculo que tengan formatos condicionales, haga clic en cualquier celda.

  2. En el menú Edición, haga clic en Ir a.

  3. Haga clic en Especial.
  4. Haga clic en Celdas con formatos condicionales.
  5. Para buscar las celdas que tengan formatos condicionales idénticos, haga clic en la opción Iguales a celda activa en Celdas con validación de datos.

    Para buscar las celdas que tengan cualquier formato condicional, haga clic en Todos.

  • Utilizar fórmulas como criterios de formato

Los valores de las celdas seleccionadas pueden compararse con unaconstante o con los resultados de una fórmula. Para evaluar los datos en lasceldas no comprendidas dentro del rango seleccionado o para examinar variosconjuntos de criterios, puede utilizarse una fórmula lógica para especificarlos criterios de formato.

  • Utilizar el valor de una celda como condición Si selecciona la opción Valor de la celda y se comparan los valores de las celdas seleccionadas con el resultado de la fórmula, deberá comenzarse la fórmula por el signo igual (=).
  • Utilizar una fórmula como condición Si se selecciona la opción Fórmula, la fórmula que se especifique deberá devolver un valor VERDADERO (1) o FALSO (0). La fórmula, que deberá comenzar con un signo igual (=), puede evaluar los datos en la hoja de cálculo activa. Para evaluar datos en otra hoja o libro puede definir un nombre en la hoja de cálculo activa o introducir una referencia a los datos en una celda de la hoja. A continuación, haga referencia a la celda o nombre en la fórmula. Por ejemplo, para evaluar los datos de la celda A5 en la Hoja1 del libro AñoFiscal.xls, introduzca la referencia siguiente, incluyendo el signo igual (=), en una celda de la hoja activa. =[Año fiscal.xls]HOJA1!$A$5

    La fórmula puede también evaluar criterios que no estén basados en datos de hoja de cálculo. Por ejemplo, la fórmula =DIASEM("12-5-99")=1 devuelve VERDADERO si la fecha es 12-5-99 es domingo. A menos que una fórmula haga referencia de forma específica a las celdas seleccionadas a las que se encuentra dando formato, los valores de las celdas no afectarán si la condición es verdadera o falsa. Si una fórmula no hace referencia a las celdas seleccionadas, debe introducir las referencias de celda en la fórmula.

  • Utilizar las referencias de celda como condición Pueden introducirse referencias de celda en una fórmula seleccionando directamente las celdas en una hoja de cálculo. Cuando se seleccionan celdas en la hoja se insertan referencias de celda absolutas. Si desea que Microsoft Excel adapte las referencias a cada celda del rango seleccionado, utilice referencias de celda relativas.
  • Utilizar fechas Las fechas y las horas se evalúan como números de serie. Por ejemplo, si se compara el valor de la celda con fecha 7 de enero, 2001, la fecha se representará mediante el número de serie 36898.

Ejemplo 1: Utilizar los datos de una celda

En el siguiente ejemplo, se aplican formatos condicionales al rangoB2:E3 para analizar las contribuciones trimestrales de todo el año. Losresultados trimestrales que contribuyan en un porcentaje del 30% o mayor alresultado total, se mostrarán en negrita y en color verde. Los resultadostrimestrales que contribuyan en un porcentaje del 20% o menor, se mostrarán ennegrita y en color rojo.

Utilizar formatos condicionales (3)

En la siguiente tabla se resumen los formatos condicionales que seaplican al rango B2:E3 Microsoft Excel adaptará la parte relativa (el númerode fila) o la referencia de celda $F2 en la fórmula de modo que cada celda enel rango B2:E3 se compare con el total correspondiente en la columna F.

Valor de la celda Fórmula Formatos
Condición 1 Mayor o igual que =$F2*0,3 Negrita, fuente color verde
Condición 2 Menor o igual que =$F2*0,3 Negrita, fuente color rojo

Ejemplo 2: Utilizar una fórmula y referencias de celda externas

En el siguiente ejemplo, una fórmula examina los datos ubicadosfuera de las celdas seleccionadas a los que se aplican los formatoscondicionales. Si el valor promedio del rango $A$1:$A$5 es mayor que 3.000 y losvalores del rango son 1.800, como mínimo, la fórmula devolverá un valorVERDADERO y se aplicará un sombreado en color verde. Las celdas a las que se hadado formato pueden contener texto o cualquier valor, ya que no se utilizan enla fórmula.

La fórmula Formatos
Condición 1 =Y(PROMEDIO($A$1:$A$5)>3000,
MIN($A$1:$A$5)>=1800)
Sombreado en color verde

Ejemplo 3: Utilizar una fórmula y una referencia de celda

En el ejemplo siguiente, el formato condicional muestra númerospares en el rango seleccionado A4:D20 en color de fuente azul. La funciónRESIDUO divide cada número por 2 y si no hay residuo o resto la fórmuladevuelve VERDADERO.

Fórmula Formatos
Condición 1 =RESIDUO(A4;2)=0 Fuente azul

Esta fórmula debe evaluar a cada celda en el rango. Cuando escribacada fórmula en el cuadro de diálogo Formato condicional, sin embargo,introduzca sólo la referencia de celda para cada celda activa en el rangoseleccionado. Microsoft Excel ajustará las referencias a otras celdas relativasa la celda activa.

Comprobar un formato condicional antes de aplicarloUna manera fácil de asegurar que las referencias de la fórmula son correctases aplicar el formato condicional primero a una celda en el rango. Despuésseleccionar todo el rango, haga clic en Formato condicional en el menú Formatoy, a continuación, haga clic en Aceptar. El formato condicional aplicadoa la primera celda se aplicará a todo el rango, con la fórmula ajustada deforma correcta en cada celda.

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Author: Trent Wehner

Last Updated: 01/23/2023

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