Como escrever um e-mail formal perfeito – ACIM (2022)

Quer seja para uma empresa, para um cliente, para o seu chefe ou para um professor, é importante saber como escrever um e-mail formal corretamente. Dizemos-lhe como escrever um e-mail formal perfeito, para que não desperdice a oportunidade de impressionar e passar a mensagem (e a imagem) correta.

Escolher o assunto do e-mail

Comece pelo campo do assunto para não correr o risco de enviar um e-mail sem título. Coloque o assunto de forma direta:

  • se está a escrever um email formal para envio de currículo escreva: “Candidatura de X para o trabalho Y“;
  • se vai pedir uma carta de recomendação, então escolha: “Pedido de carta de recomendação”;
  • se quer informações sobre algo coloque: “Pedido de informações”;
  • se escrever um email formal de agradecimento pode dizer simplesmente: “Agradecimento” ou “Obrigado”.

Começar a escrever um email formal

Utilize palavras como “Caro”, “Prezado” e “Exmo.” no início do e-mail para se dirigir à pessoa. Se souber o nome da pessoa, deve incluí-lo.

Tradicionalmente refere-se o cargo do receptor, como por exemplo: “Dr(a)., Diretor(a) de…”, ou “Sr(a), responsável por…”.

Como começar um e-mail formal para uma empresa

Descubra a melhor forma de como começar um e-mail formal se está neste preciso momento a começar um email para uma empresa e não sabe como o fazer.

Como começar um e-mail formal com o pé direito

Antes de começar a escrever o seu e-mail formal deve pensar no seu destinatário. Analise quem vai receber o e-mail para que o tom da abertura da mensagem se adeque depois ao corpo do e-mail.

Palavras como “Caro”, “Prezado” e “Exmo.” no início do e-mail são essenciais para demonstrar respeito e cordialidade. Quando se sabe o nome do recetor da mensagem deve-se falar à pessoa diretamente, dizendo de seguida o seu nome. Quando não se sabe este nome, deve-se segmentar a comunicação em género, para se evitar escrever um e-mail genérico e impessoal onde constantemente se refere a uma pessoa sem género (com repetitivos “Exmo(a)” Sr(a)”).

(Video) COMO ESCREVER UM E-MAIL FORMAL / PROFISSIONAL | 9 DICAS

No e-mail formal, a regra é dirigir-se à pessoa de acordo com o seu cargo, como por exemplo “Dr(a)., diretor(a) de…”, ou “Sr(a), responsável por…”.

Fuja depois a clichés como “venho por este meio” e comece em vez por uma saudação cordial ou com um texto mais criativo. Se necessário, apresente-se logo no início do texto. O essencial é contextualizar o e-mail rapidamente, para o destinatário não se perder no assunto do e-mail.

Como começar um e-mail formal em inglês

Para escrever um e-mail formal em inglês deve seguir as mesmas regras com os seus equivalentes na língua inglesa. Pode começar por dirigir-se ao destinatário com expressões como“Dear Mr./Ms.,”ou “To whom it may concern,”no caso de não saber o nome da pessoa que vai receber o e-mail.

“I am writingbecause…” e ““I am writing in reference to…”são duas formas de começar a escrever o email formal em inglês.

Escrever o corpo do e-mail

Seja conciso no texto do e-mail. O recetor tem tendência a não ler textos grandes, saltando informação que pode ser importante. Mencione apenas aquilo que é relevante.

Utilize uma fonte simples para o texto e coloque negritos e sublinhados só em caso de necessidade. Não escreva em Caps Lock, nem utilize sorrisos (emojis).

Não dispense o corretor ortográfico, para não deixar passar erros despercebidos. Só conseguirá ser levado a sério se a sua escrita for irrepreensível.

(Video) COMO ESCREVER O E-MAIL PERFEITO!

Como terminar um e-mail formal

Para terminar um e-mail formal deve agradecer a atenção dispensada e deixar uma saudação cordial, como por exemplo: “Melhores cumprimentos” e “Atentamente”. Se aplicável, pode referir até quando precisa de uma resposta.

Como se despedir num e-mail sem ser com “cumprimentos”

Para saber como se deve despedir num e-mail comece por pensar no destinatário do e-mail e na mensagem que está a ser transmitida.

Um e-mail que seja dirigido a clientes ou a um superior hierárquico, requer uma despedida profissional e formal. Já num e-mail para colegas de trabalho, amigos ou familiares, pode adotar um tom mais coloquial, dispensando as formalidades.

Como se despedir num e-mail formal

Existem várias formas de se despedir num e-mail formal para além da expressão “cumprimentos”. Alguns exemplos são:

  • Qualquer dúvida, estou à disposição
  • Coloco-me à sua inteira disposição para quaisquer esclarecimentos
  • Aguardo a sua resposta
  • Não hesite em contactar-me
  • Atenciosamente
  • Atentamente
  • Cordialmente
  • Com os meus melhores cumprimentos
  • Saudações calorosas
  • Grato(a)
  • Obrigado(a)
  • Desde já deixo o meu obrigado
  • Antecipadamente grato(a)
  • Agradeço a atenção dispensada
  • Obrigado pela sua ajuda com esta questão
  • Com elevada estima
  • Com elevada consideração

Como se despedir num e-mail informal

Não faltam formas de se despedir num e-mail informal. Ao decidir como se despedir num e-mail informal, reflita sobre a relação que tem com quem vai receber o e-mail. Damos-lhe alguns exemplos:

  • Até à próxima
  • Até breve
  • Vemo-nos em breve
  • Fica bem
  • Resto de um bom dia
  • Vai dando notícias
  • Abraço
  • Beijinhos

Como se despedir num e-mail em inglês

Se está a escrever um e-mail na língua inglesa, pode despedir-se das seguintes formas neutras ou formais:

  • Best regards
  • Kind regards
  • Best wishes
  • Sincerely
  • Looking forward
  • All the best
  • I look forward to hearing from you
  • If you have any questions, let me know

Para um e-mail informal pode usar expressões como:

(Video) E-mail profissional: como escrever e-mails eficientes e obter respostas completas?

  • Cheers
  • Hugs
  • Have a nice day

Assinar o e-mail

Para fechar o e-mail formal não dispense a assinatura. Deve colocar o seu nome, título e contacto. Para saber como criar uma assinatura de e-mail profissional veja o artigo:

Como criar uma assinatura de e-mail profissional

Ter uma assinatura de e-mail profissional confere uma imagem mais distinta ao trabalhador ou candidato de emprego. Criar uma assinatura para o e-mail é uma das formas de melhorar a imagem profissional online.

Como o e-mail é um importante meio de comunicação no mercado de trabalho, ter uma assinatura de e-mail profissional é uma ferramenta de marketing a considerar.

O que apresentar?

A assinatura pessoal do e-mail deve conter alguns itens essenciais:

  • Nome– normalmente o primeiro e o último;
  • Título– cargo desempenhado ou principal responsabilidade;
  • Contacto– contacto telefónico principal e o email profissional;
  • Links– link para perfil do LinkedIn, link para portefólio online, link para site pessoal, link para rede social relevante, etc.;
  • Cumprimento– cumprimento automático de despedida no final do email, como por exemplo “melhores cumprimentos” ou “atentamente”.

Também pode adicionar à assinatura uma foto, o nome da empresa, um lema inspirador ou o slogan da empresa.

Criar assinatura diretamente no e-mail ou em sites

Alguns sistemas de e-mail permitem apenas inserir texto, enquanto outros permitem inserir códigos html com mais opções de formatação. Também é possível inserir uma assinatura digital, depois de digitalizar a sua assinatura e a carregar para o serviço de e-mail.

Outra opção é criar uma assinatura profissional em sites como oBrandMyMailou oEmailSignatureRescue.

(Video) Como escrever bons e-mails sempre - Copy Curto com Marcelo Braggion

Conheça tambémextensões de e-mail para a organização do trabalhoe vejacomo conquistar clientes por e-mail.

Pode interessar-lhe ainda como fazer uma assinatura digital em documentos Microsoft Word e pdf.

Últimas recomendações

Antes de enviar o e-mail formal, confirme estes aspetos:

  • Leia e releia o e-mail que escreveu antes de enviar.
  • Reveja se inseriu os anexos referidos no corpo do e-mail, bem como o título do e-mail.
  • Coloque o seu endereço de e-mail em bcc, para garantir que o envio ocorre.

Quantos emails envia por dia para os seus superiores, clientes e para os seus colegas de trabalho? Tem algum cuidado quanto à linguagem usada?

Além deevitar cometer erros ortográficosnos emails também deve ter a preocupação de evitar usar algumas palavras menos inspiradoras. Tenha em atenção também o uso de maiúsculas (Caps Lock): é como se estivesse a gritar à outra pessoa.

1. Cena

A palavra “cena” é utilizada para tudo e mais alguma coisa. Deve evitar utilizar palavras corriqueiras nos seus contactos profissionais, emails incluídos. É a sua imagem (e da empresa) que está em jogo.

2. Coisa

Ainda mais usado que “cena” é a palavra “coisa” que serve para catalogar tudo sobre o qual não se encontra o nome devido (que até foi inventando por alguém com uma determinada razão). Não mostre a sua falta de imaginação com o uso da palavra “coisa”. Seja formal na sua escrita.

(Video) E-MAIL: TÉCNICAS CORRETAS E CARACTERÍSTICAS - Aula 10 - Profa. Pamba - Texto

3. ASAP

Usar o termo “ASAP” num email é colocar pressão no recetor da mensagem eletrónica. O ideal é colocar um prazo para a tarefa/assunto do email e explicar a situação, em vez de adicionar simplesmente trabalho e preocupação a quem já os tem em abundância.

4. FYI

Pode parecer que está a ser simpático e prestável ao reencaminhar um email e ao dar a conhecer a alguém o desenrolar de uma situação, mas está na verdade a obrigar alguém (o recetor) a perder tempo, para enquadrar-se num determinado assunto. O recomendável é falar diretamente com essa pessoa sobre os desenvolvimentos.

Fonte: economias.pt

FAQs

Como escrever um e-mail formal perfeito? ›

Para enviar um e-mail formal, siga os passos abaixo:
  1. Destinatários — inclua apenas quem deve ler a mensagem;
  2. Assunto — deixe claro sobre o que se trata o e-mail;
  3. Anexos — tome cuidado com arquivos confidenciais;
  4. Saudação — comece o e-mail com “Prezado…”;
  5. Introdução — apresente-se caso não conheça o leitor;
9 Nov 2021

Como começar um e-mail de forma formal? ›

Sempre comece a escrever um e-mail formal com uma saudação; endereçar o destinatário por nome (caso saiba) é melhor. Coloque o título da pessoa (Sr., Sra., Srta., Dr., entre outros) com o sobrenome seguido por uma vírgula ou dois pontos. Se quiser, escreva “Caro” ou “Cara” antes da saudação.

Como escrever um e-mail comunicando algo? ›

Aqui vão 7 boas práticas que te ajudar!
  1. Preencha o cabeçalho do seu email estrategicamente. ...
  2. Use uma linguagem formal e condizente com o assunto. ...
  3. Seja objetivo. ...
  4. Organize suas ideias e a estrutura antes de escrever email. ...
  5. “Arrase” nos gatilhos mentais. ...
  6. Atenção aos erros de escrita. ...
  7. Utilize uma assinatura bem estruturada.
24 Mar 2018

Como escrever um e-mail Profissional exemplo? ›

Dicas ao escrever um e-mail profissional
  1. 1 – Cuidado com ortografia e erros de digitação. ...
  2. 2 – Não use abreviaturas da internet e caixa alta. ...
  3. 3 – Seja cordial. ...
  4. 4 – Use uma linguagem apropriada. ...
  5. 5 – Escreva e-mails objetivos. ...
  6. 6 – Faça o leitor se sentir importante. ...
  7. 7 – Certifique-se de que transmitiu a mensagem correta.
14 Oct 2022

O que é um E-mail formal? ›

O que é um e-mail ou mensagem formal

Um e-mail formal pode ser considerado quando o conteúdo da mensagem trata de algum assunto relevante para o negócio, seja ele qual for.

Como responder um e-mail de forma formal? ›

Palavras como “Prezado” no início do corpo de um e-mail formal são importantíssimas para demonstração de respeito. Além disso, no e-mail formal, deve-se colocar um cumprimento de acordo com o cargo do destinatário, como por exemplo Dr(a). ou Sr(a).

O que escrever no e-mail de apresentação? ›

Ele traz informações introdutórias sobre um produto, serviço ou empresa, iniciando o contato com um potencial cliente. Ele deve ser claro e direto, mas também demonstrar o interesse em trocar informações.

Como deve ser o E-mail profissional? ›

Para criar um e-mail profissional, você precisará escolher um domínio. Lembre-se que ele é a identidade digital da empresa. Por isso, evite usar apelidos, números e caracteres especiais, utilizando seu nome sempre que for possível. Às vezes, é melhor optar pelo que é familiar, em vez do moderno, pelo bem do negócio.

O que colocar no final de um E-mail profissional? ›

Expressões que você pode usar
  1. Atenciosamente.
  2. Com melhores cumprimentos.
  3. Saudações.
  4. Obrigado.
  5. Cordialmente.
  6. Muito obrigado.
  7. Respeitosamente.
  8. Agradeço a atenção.

Como deixar o E-mail profissional? ›

7 dicas para deixar o seu email mais profissional
  1. Lembre-se dos anexos! ...
  2. Evite endereços de email constrangedores. ...
  3. Use pastas ou marcadores. ...
  4. Faça “backups” ...
  5. Programe o envio de email. ...
  6. Crie respostas automáticas. ...
  7. Escreva de maneira “sóbria”
27 Sept 2012

Qual a diferença entre um e-mail formal é um e-mail informal? ›

É utilizada em situações profissionais, acadêmicas ou quando não existe familiaridade entre os interlocutores, ou seja, em situações que exigem mais seriedade. A linguagem informal é utilizada em situações mais descontraídas, quando existe uma familiaridade entre os interlocutores.

Qual a diferença de um e-mail formal e informal? ›

A diferença entre os dois tipos de e-mails basicamente é quem irá recebê-los, um e-mail formal é endereçado para um órgão do governo, para um chefe no trabalho, no qual a escrita deve obedecer as regras gramaticais, não pode haver abreviações de palavras, não se usa gírias, já o e-mail informal é muito mais simples de ...

Como responder e-mail de forma educada? ›

  1. Use uma linguagem clara e objetiva. Um e-mail não pode deixar margem para dúvidas.. ...
  2. Cuidado com o que promete. ...
  3. Lembre-se de manter a praticidade. ...
  4. Leia o conteúdo da mensagem recebida mais de uma vez. ...
  5. Revise quantas vezes forem necessárias.
11 Mar 2022

Como fazer uma boa mensagem de apresentação? ›

Como fazer uma carta de apresentação simples?
  1. Personalize o texto. ...
  2. Aproveite o corpo do e-mail. ...
  3. Mostre que tem os requisitos. ...
  4. Demonstre como você pode contribuir. ...
  5. Deixe claro que buscou informações. ...
  6. Indicação pode ser um bom gancho.

Como iniciar uma mensagem de apresentação? ›

Para começar, escreva “Prezado, ...” caso saiba o nome da pessoa a qual vai direcionar o currículo ou coloque apenas “Prezados,”. O primeiro parágrafo deve conter informações como há quanto tempo atua no ramo em que está se candidatando e suas principais qualidades como profissional.

Que palavras usar em uma apresentação? ›

As 7 melhores técnicas para começar uma apresentação ou discurso
  • Citar outra pessoa. ...
  • Aliás, não tenha medo de utilizar o humor. ...
  • Conte uma história. ...
  • Seja ousado e fale uma frase impactante. ...
  • Faça uma pergunta retórica. ...
  • Cite estatísticas notáveis. ...
  • Mostre um exemplo interessante sobre o tema.
22 Dec 2021

O que colocar no final do E-mail Atenciosamente? ›

A abreviatura correta para atenciosamente é At. te ou Atte. Além disso, alguns guias de etiqueta recomendam que a forma mais delicada e elegante de finalizar uma mensagem é escrever o termo "atenciosamente" em sua forma por extenso, sem usar a palavra abreviada. Saiba mais sobre o significado de Att.

O que falar no final do E-mail? ›

Se se trata do primeiro email, idealmente deve usar “com os melhores cumprimentos” pois a sua versão curta transmite alguma distância e indiferença, como se estivesse a enviar cumprimentos somente porque tem de acabar o email e não porque realmente o deseja escrever.

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6. Como escrever e mail
(GRAVINA R.)

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Author: Foster Heidenreich CPA

Last Updated: 10/28/2022

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